Sudah tidak aneh lagi kalau sistem akuntansi sangat berkembang saat ini,dan bahkan setiap perusahaan harusnya mengembangkan sistemnya sesuai kompleksitas, perkembangan perusahaan dan juga untuk mengikuti perkembangan jaman.Dengan adanya software komputer , maka pekerjaan yang memakan banyak waktu,tenaga aakan semakin berkurang.Selain itu komputer bisa mengolah banyak data dengan waktu relatif singkat sehingga efisien.Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi mengakibatkan terjadinya perluasan pada semua kegiatan bidang usaha. Perluasan kegiatan usaha mengakibatkan pencatatan dan standar akuntansi semakin berkembang. Perkembangan tersebut mempengaruhi pengertian akuntansi itu sendiri. Oleh karenanya, pengertian akuntansi bergantung dari sudut mana kita melihatnya.
Pengertian akuntansi bila dipandang dari sudut kegiatannya adalah meliputi proses pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran dan penyajian laporan mengenai transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, transaksi keuangan yang terjadi selama satu periode diproses dalam beberapa tahap kegiatan yang merupakan suatu siklus.
Laporan keuangan merupakan hasil dari proses pengolahan data transaksi keuangan yang terjadi selama satu periode tersebut, dimulai dari pencatatan transaksi ke dalam Jurnal, diposting ke Buku Besar, kemudian dipindahkan menjadi Laporan Keuangan (Laba-Rugi, Laba Ditahan dan Neraca) yang dilakukan secara sistematis. Di lain hal, laporan keuangan merupakan sebuah informasi yang berasal dari pengolahan data, yaitu data akuntansi. Untuk itu dalam proses pembuatan laporan keuangan dibutuhkan suatu aplikasi agar mempermudah proses laporan keuangan tersebut.
Aplikasi akuntansi didefinisikan sebagai suatu paket peranti lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mencatat dan menyimpan data SIA dan menghasilkan laporan. Aplikasi akuntansi dapat dikembangkan oleh organisasi itu sendiri, dibuat oleh konsultan, atau dibeli oleh perusahaan. Dalam permasalahan ini lebih ditekankan pada aplikasi akuntansi siap pakai (off-the-shelf).
Beberapa konsep dasar akan membantu kita memahami, menggunakan, dan mengembangkan aplikasi akuntansi. Pertama, akan dibahas dua aspek aplikasi akuntansi: pengorganisasiannya menjadi modul dan penggunaannya untuk mencatat memperbarui, dan membersihkan informasi kejadian.
Apa Organisasi Aplikasi Kuntansi itu ??
Aplikasi akuntansi umumnya diorganisasikan ke dalam modul-modul. Sebuah organisasi bisa menggunakan satu modul atau beberapa modul yang ditawarkan oleh produk peranti lunak akuntansi. Modul-modul akuntansi biasanya terintegritas sehingga informasi yang dimasukan ke dalam satu modul dapat dibawa ke modul lainnya yang sesuai. Misalnya, pencatatan sebuah faktur pembelian mengakibatkan suatu perbaruan saldo pemasok di modul pembelian dan pembaruan jumlah utang usaha di modul buku besar.
Bagaimana Cara Penggunaan Aplikasi Akuntansi ??
Dalam penggunaan aplikasi digunakan untuk mencatat kejadian dan memperbarui proses. Perhatian diberikan pada alternatif alternatif dalam mencatat dan memperbarui proses melalui sistem realtime dan batch. Alternatif alternatif tersebut memiliki implikasi yang berbeda dalam hal ketepatan waktu record tabel induk dan laporan status. Pada sistem realtime, tabel induk agen dan produk diperbarui segera setelah data kejadian dimasukan dan dicatat. Pada sistem batch, perbaruan terjadi kemudian.
Aplikasi akuntansi juga memiliki prosedur untuk menyimpan dan membersihkan record yang tidak lagi diperklikan. Pada akhir periode akuntansi setelah semua kejadian telah dicatat dan record induk telah diperbarui, perusahaan dapat menyalin record kejadian yang tidak lagi diperlukan ke dalam alat penyimpanan off-line seperti pita maagnetik,kemudian membersuihkan record-record kejadian dari tabel online.
Dalam peranannya sebagai pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi, para akuntan perlu memahami organisasi modul-modul aplikasi akuntansi dan desain aktivitas SIA seperti pencatataan, perbaruan dan penghapusan.
Bagaimana dg Modul dan Aplikasi Akuntansi ??
Pada umumnya aplikasi akuntansi diorganisasikan menurut modul-modul terintegritras berikut:
1.Modul Pembelian, menyediakan fungsionalitas untuk siklus perolehan.
2.Modul Penjualan, menyediakan fungsionalitas untuk siklus pendapatan.
3.Modul Persediaan, digunakan untuk mencatat lokasi, biaya dan jumlah setiap unsurpersediaanditangan maupun pemasok.
4.Modul Buku Besar, memungkinkan pengguna untuk mencatat ayat jurnal
5.Modul Penggajian, digunakan untuk mencatat gaji dan pajak karyawan, mencatat cek gajidan membuatSPT gaji.
6.Modul Pekerjaan, memungkinkan pengguna untuk mencatat biaya dan penagihan untukmenghasilkanberbagai produk/jasa.
Bagaimana dengan Integrasi Tiap Modul Diatas ??
Keenam modul ini tidak saling terpisah. Sebagai ilustrasi asumsikan bahwa sebuah perusahaan menerima kiriman kiriman persediaan. Seorang petugas menggunakan modul pembelian untuk memasukkan kejadian tersebut, yang mengakibatkan dicatatnya suatu record di tabel penerimaan dan perbaruan yang dilakukan pada saldo terutang di record pemasok untuk pemgirim barang. Semua tindakan ini ditangani oleh modul pembelian.Akan tetapi, kejadian tersebut juga mempengaruhi jumlah barang di persediaan dan saldo akun yang disimpan di modul buku besar. Apabila modul tersebut terintegrasi data hanya perlu dimasukkan satu kali, yaitu di modul pembelian.
| Modul Pembelian Menambah record ke Tabel Penerimaan Memperbarui Saldo_Tertagih di Tabel Pemasok |
| Modul Buku Besar Menambah record ke Tabel Ayat_Jurnal Menambah saldo di akun utang usaha dan persediaan |
| Modul Persediaan Menambah Jumlah_di_Tangan |
| Modul Pembelian Tabel Penerimaan
Tabel Pemasok
|
| Modul Persediaan Tabel Persediaan
|
| Modul Buku Besar Tabel Ayat Jurnal
Tabel Buku_Besar
|
Penerimaan persediaan yang ditampilkan di tabel penerimaan di butir utama 8.1 memengaruhi sistem terintegrasi sebagai berikut:
1.Record penerimaan dibuat dan ditambahkan ke tabel penerimaan
2.Sistem membaca pemasok# dari tabel penerimaan dan menempatkan record terkait di tabelpemasok.Field saldo_tertagih ditambah
3.Sistem membaca produk# dari tabel penerimaan dan menempatkan record penerimaan yangsesuai di tabel persediaan.Field jumlah_di_tangan diperbaharui
4.Sistem membaca akun# B/B (untuk persediaan) di record pembelian dan membuat duarecordayat jurnal di tabel ayat_jurnal, satu untuk mendebit persediaan dan lainnyauntukmengkredit utang usaha
5.Sistem memperbaharui saldo persediaan dan utang usaha di tabel buku_besar
Sebagaimana di bab-bab sebelumnya, penerimaan dan utang mungkin dicatat pada waktu yang berbeda. Aplikasi akuntansi bisa mendukung kedua pendekatan tersebut.
Kesamaan Antarmodul ??
| | Modul Pembelian | Modul Penjualan | Modul Persediaan | Modul Buku Besar |
| Record induk yang harus dipelihara | Pemasok | Pelanggan | Produk | Akun buku besar |
| Kejadian yang harus dicatat | Pesanan pembelian. Penerimaan barang dan jasa . Pembayaran | Pesanan pelanggan Pengiriman barang dan jasa Penerimaan kas | Penyesuaian persediaan | Ayat jurnal |
| Contoh laporan kejadian | Daftar pembelian sehari-hari | Daftar penjualan sehari-hari | Laporan penyesuaian | Jurnal umum |
| Contoh laporan status | Utang yang belum dibayar | Umur piutang usaha | Status stok persediaan | Neraca saldo |
| | | | | |
Menu tertentu untuk aplikasi akuntansi
>> Pemeliharaan file. Bagian menu ini digunakan untuk mendaftar pilihan yang menambah, mengubah, atau menghapus barang, jasa dan agen
>> Mencatat kejadian. Bagian menu ini digunakan mendaftar pilihan yang mencatat kejadian seperti pesanan, penerimaan, dan faktur.
>> Pemrosesan. Unsur unsur dibagian ini meliputi fungsi-fungsi yang memperbarui, menutup, menghapus dan fungsi khusus seperti menentukan beban-beban pendanaan dan menentukan umur piutang usaha.
>>Mencetak/menampilkan laporan. Bagian menu ini mendaftar berbagai laporan yang tersedia di modul.
>>Query. Pilihan ini digunakan untuk mendapatkan kembali informasi yang diperlukan apabila laporan yang tersedia tidak memenuhi kebutuhan pengguna.
>>Keluar. Digunakan untuk keluar aplikasi.
Apa itu H&J Tax Preparation Service ??
H&J preparation service menawarkan berbagai macam jasa perpajakan. Saat ini perusahaan telah mengembangkan sistem otomasi untuk mencatat jasa yang dilakukan, menagih klien, dan menerima kas. Informasi yang berkaitan dengan siklus pendapatan H&J Tax Preparation service dicatat dengan menggunakan modul penjualan produk peranti lunak akuntansi. Siklus pendapatan perusahaan adalah sebagai berikut:
1.Membuat janji (E1)
2.Meminta jasa (E2)
3.Melengkapi SPT pajak (E3)
4.Menagih klien (E4)
5.Menerima kas (E5)
Bagaimana Cara Pemrosesannya ??
Bagian ini akan membahas pencatatan dan perbaruan di dalam suatu modul akuntansi,selain sistem buku besar dengan menggunakan istilah cara pemrosesan (processing mode) untuk mengacu pada organisasi dan penentuan waktu relatif dari aktivitas pencatatan dan perbaruan di dalam sebuah modul. Diantaranya:
Pencatatan Segera dengan Perbaruan Segera (Pemrosesan real-Time). Berdasarkan pencatatan segera,data dimasukan ke dalam komputer segera setelah suatu kejadian terjadi. Dengan perbaruan segera, tabel induk di dalam modul diperbarui segera setelah kejadian dicatat.
Larangan Terhadap Penghapusan Record Kejadian yang Telah di Posting. Melarang penghapusan record yang telah diposting tampak seperti sebuah gangguan, tetapi larangan ini memberikan dua manfaat. Pertama, larangan tersebut mempersulit pelanggaran. Alasan kedua pelanggaran atas penghapusan adalah bahwa ini daapat menghindari kesalahan yang mahal.
Sistem-Real Time. Setelah pencatatan faktur, adalah perbaruan saldo tertagih di record pelanggan dan angka pendapatan hingga sekarang di record jasa. Apabila sesuatu sistem memiliki pencatatan segera atas kejadian dan perbaruan segeras atas field ringkasan ditabel induk terkait, maka disebut sebagai sistem real-time. Dan banyak proses bisnis memiliki sistem real-time.
Laporan Status Berdasarkan Sistem Real-Time. Setelah suatu kejadian dicatat dan diposting sebagaimana di bahas di awal, tabel kejadian dan tabel induk dadalam modul bersifat baru. Oleh karena itu, laporan kejadian dan laporan status akan memcerminkan kejadian-kejadian baru yang dimasukan kedalam sistem.
Tujuan karakteristik Sistem Real-Time :
1.Pencatatan segera: kejadian dicatat segera setelah terjadi.
2.Pada saat data dimasukkan, terdapat pengeditan yang memenfaatkan data terkait ditabel induk.
3.Perbaruan (Posting) segera : segera setelah record dicatat, tabel induk di modul yang sama diperbaharui.
4.Posting ke modul buku besar mungkin atau mungkin tidak segera. (Dalam kasus H&J Tax Preparation service, posting buku besar dilakukan hanya satu kali per bulan.)
5.Laporan kejadian dan laporan status di modul tersebut dapat dicetak kapan pun, seperti diketahui bahwa lapoaran tersebut akan selalu baru.
Penjelasan Pencatatan Batch ( Online ) ??
Di dalam sistem pencatatan batch (batch recording), kejadian-kejadian, khususnya yang di catat dikertas, boleh diakumulasikan sebelum entri data dilakukan. Entri data tidak terjadi segera setelah waktu kejadian. Sebaliknya, akumulasi kelompok kejadian dimasukkan pada satu waktu. Dokumen-dokumen kejadian bisa dikelompokkan, masing-masing kelompok bisa berisi 50 dokumen atau kurang dari itu. Meskipun tren SIA saat ini lebih banyak menuju ke pomresesan real-time dan lebih sedikit menggunakan pemrosesan batch, namun banyak akuntan menyarankan penggunaan sistem batch pada kondisi-kondisi tertentu.
Langkah-langkah dalam entri Data batch :
1.Akumulasi sekumpulan dokumen sumber dan hitunglah total batch.
2.Masukkan setiap kejadian da dalam batch menggunakan aplikasi akuntansi.
3.Cek laporan edit atas selurauh kejadian di dalam batch.
4.Tinjaulah lapran tersebut dan lakukan perbaikan.
5.Postinglah batch tersebut (misal, perbarui file induk yang relevan).
Apa Entri Data Batch ??
Bagian ini mempelajari entri data batch dan pengaruhnya pada tabel kejadian dan tabel induk. Didalam ilustrasi sistem real-time hanya ditunjukkan satu kejadian baru karena sistem tersebut melakukan perbaruan setelah terjadinya setiap kejadian.
Pencatatan Segera dengan Perbaruan batch ??
Bagian ini membahas berbagai macam proses dimana pencatatan kejadian dilakukan dengan segera, tetapi posting data kejadian ke tabel induk ditunda. Pendekatan perbaruan batch ini memiliki karakteristik pencatan real-time maupun batch. Urut-urutan aktivitasnya adalah sebagai berikut:
Prosedur Sistem Perbaruan Batch.
1.Tidak dihitung total batch karena pengguna tidak menunggu diakumulasikannya sekumpulan dokumen kejadian sebelum entri data.
2.Kejadian segera dicatat ( pada saat terjadinya).
3.Formulir yang akan digunakan untuk entri data, kecuali bahwa sebagai ganti tombol POST, terdapat tombol SAVE.
4.Pada saat record akan dimasukkan, sistem memeriksa tabel induk terkait untuk menangkap kesalahan ( misalnya, pemasok# yang salah).
5.Record kejadian ditambahkan ke tabel kejadian (field Tanggal_Posting dibiarkan kosong).
6.Setelah beberapa kejadian dicatat, mungkin pada akhir hari, dicetak sebuah daftar faktur-faktur yang belun di posting.
7.Daftar record-record kejadian yang belum diposting diperiksa keakuratannya oleh pengguna dan, mungkin, penyelia pengguna.
8.Apabila pencatan terlihan akurat, kelompok record-record kejadian yang belum diposting tersebut diposting ke tabel induk modul.
9.Berdasarkan posting tersebut, field tanggal_posting di record kejadian ditetapkan pada tanggal sekarang, dan field ringkasan di tabel induk perbarui.
10.Setelah posting, laporan status di modul akan bersifat baru.
11.Record kejadian dapat atau tidak dapat diposting ke buku besar. (untuk H&J,posting buku besar tidak dilakukan sampai akhir bulan.)
MENGGUNAKAN APLIKASI AKUNTANSI : ISU TAMBAHAN
Kita telah membahas organisasi tertentu dari aplikasi akuntansi dan penggunaannya dengan pemrosesan batch atau real-time. Di bagian ini, kita membahas dua topik tambahan yang perlu dipahami akuntan ketika menggunakan, mendesain, atau mengevaluasi aplikasi akuntansi.
Bagaimana dengan Proses Posting ke Buku Besar ??
Sebelumnya, posting telah dijelaskan sebagai suatu proses yang memperbarui field ringkasan di record produk, jasa, atau agen. Posting juga ditunjukkan untuk mempengaruhi laporan status, berdasarkan ketentuan bahwa hanya record kejadian yang diposting saja yang dapat dimasukkan di dalam laporan status. Kita telah sedikit membahas tentang proses perbaruan buku besar yang sebenarnya.
Asumsikan bahwa H&J tax preparation service memiliki aplikasi akuntansi yang mengintegrasikan modul buku besar dengan modul penjualannya. Berdasarkan skenario ini, penjualan jasa mempengaruhi kedua modul, sebagaimana ditampilkan di butir utama 8.6. kedua pilihan posting diberi nomor.
| Modul Penjualan |
| Mencatat record kejadian jasa (penjualan jasa) |
| Memperbarui tabel induk di modul penjualan Tabel Jasa (Pendapatan_Hingga_Sekarang) Tabel Klien (Saldo_Tertagih) |
| Modul Buku Besar Dua pilihan untuk memperbarui |
| Membuat sekumpuluan ayat jurnal |
| Memperbarui saldo akun di buku besar |
| 1 |
| 2 |
Integrasi modul penjualan dengan modul buku besar memerlukan pertimbangan proses posting ke buku besar. Tersedia dua pilihan.
Pilihan 1. (lihat Butir Utama 8.6) berdasarkan pilihan ini, sistem menambah ayat jurnal ke Tabel Ayat_Jurnal dan memperbarui saldo akun di buku besar segera setelah sekumpulan dokumen kejadian diposting atau segera setelah kejadian dicatat (di suatu sistem real-time) pada modul penjualan atau modul lainnya. Dalam hal ini, kejadian diposting melalui buku besar karena tindakan tersebut dibawa ke saldo akun di Tabel Induk_Buku_Besar. Dilihat dari tata letak record untuk record faktur, apabila pilihan ini selalu dipilih, maka tidak akan memerlukan field Tanggal_Post_B/B, karena tanggal posting modul penjualan (yang disimpan di Tanggal_Posting) akan sama seperti tanggal posting buku besar.
Pilihan 2. Berdasarkan pilihan ini ketika record kejadian di modul penjualan diposting, entri buku besar dibuat dan disimpan di modul buku besar. Akan tetapi, saldo buku besar tidak diperbarui sampai posting tambahan dilakukan oleh pengguna di dalam modul buku besar. Dalam hal ini, kejadian dari modul penjualan diposting ke, bukan melalui, modul buku besar. Dilihat dari tata letak record, Tabel Faktur akan menggunakan field Tanggal_Post_B/B karena tanggal posting akhir ke saldo akun buku besar berbeda dengan tanggal posting modul penjualan.
Proses Pembersihan (Purging) ??
Record kejadian yang tidak diperlukan ini harus dibersihkan dari gile yang sedang bekerja. Sebelum membersihkan, record kejadian perlu diarsip terlebih dahulu. Mengarsipkan berarti menyalin record atau file ke tempat penyimpanan jangka panjang sebagai cadangan (backup).
Prosedur untuk membersihkan record kejadian meliputi empat langkah:
1.Memastikan bahwa seluruh record kejadian di modul telah diposting ke tabel induk modul dan ke buku besar.
2. Mencetak laporan kejadian dan laporan buku besar.
3.Mengidentifikasi record yang akan dibersihkan, kemudian mengarsipkannya ke sumber off-line
4.Membersihkan record kejadian yang tidak lagi diperlukan.
Aplikasi akuntansi terdiri dari modul-modul yang merupakan kelompok fungsi-fungsi yang saling berhubungan. Modul-modul umum meliputi modul penjualan, pembelian, persediaan, dan buku besar. Modul-modul ini digunakan dengan cara yang sama; akibatnya, menu-menu untuk memilih opsi di dalam modul juga sama. Menu tertentu meliputi pilihan untuk memelihara record induk, mencatat kejadian, memproses data, pelaporan, dan query.
Perhatian juga diarahkan pada cara-cara di mana data kejadian dicatat dan digunakan untuk memperbarui tabel induk di suatu modul. Apabila kejadian dicatat segera setelah terjadi dan tabel induk terkait di modul tersebut segera diperbarui, maka sistem pencatatan dan perbaruan tersebut dikenal sebagai sistem real-time. Pendekatan lainnya adalah menunda pencatatan kejadian sampai satu batch dokumen diakumulasikan. Dalam hal ini, perbaruan tabel induk tidak terjadi pada saat terjadinya kejadian. Meskipun ini terlihat seperti sebuah internal karena total batch dapat dihitung sebelum entri data, kemudian dibandingkan dengan laporan edit yang dihasilkan oleh sistem setelah entri data selesai. Alternatif ketiga, pencatatan segera atas kejadian tetapi menunda perbaruan, juga telah dibahas. Manfaat relatif dan metode-metode alternatif untuk pencatatan dan perbaruan telah dibahas.
Jones, Frederick L. 2009. Sistem Informasi Akuntansi, Buku2. Jakarta: Salemba Empat
